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档案数字化工作要谨防失泄密

文章作者:速信档案整理 浏览量:63 类型:行业资讯 日期:2019-04-29 23:57:31 分享:
档案数字化,是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件资料和已归档保存的电子档案,系统组织成的具有有序结构的档案数字信息库。与纸质档案等传统介质的档案资料相比,数字化档案资料具有节省档案存储空间、缓解档案原件频繁使用磨损、提高信息检索速度、加强档案信息资源的开发和利用等方面的优势。近年来,档案数字化工作在党政机关推进较快,在发挥积极作用的同时,也暴露出管理上的安全风险隐患。

一、档案数字化工作中常见的失泄密环节
档案数字化工作按流程可以分为生成、流转、存储、利用4个环节,其中存在很多共性的失泄密隐患。
1.生成环节:违规外包扫描
2.流转环节:档案数字化资料流转不登记
3.存储环节:存储载体丢失
4.利用环节:违规复制扩散

二、档案数字化泄密常见问题
1.工作人员缺乏“两识”。一是档案数字化工作人员缺乏基本的保密意识和常识,外包公司具备保密资质且只是暂时参与相关工作,仅对原始档案资料进行扫描归档不会出保密问题,未按要求对相关人员进行保密教育和提醒;外包公司人员则管理松懈,以追求利益最大化为目标。甲乙双方思想上的麻痹大意,直接为最终的泄密埋下隐患。二是认知偏差,数字化档案资料是以二进制代码的形式存储在信息载体的,具有形式虚拟的特点,同时,复制和传播数字化档案资料简单便捷,而且进程容易在计算机技术的“掩护”下清除痕迹,有的档案部门工作人员错误地以为电子版的档案资料可以随便复制、共享使用,便“监守自盗”,造成国家秘密知悉范围扩大,最终导致泄密。

2.外包监管严重缺位。档案数字化工作一般外包给专业公司进行,有的档案管理部门没有对有关公司资质、人员等信息进行审查,当起了“甩手掌柜”,既不规定数字化工作的场所,也不派专人或采取安装摄像头等技术手段对数字化过程进行全程监管,甚至对相关的数字化设备也不进行安全检查,使国家秘密处于危险境地,随时可能失控,自认为“高枕无忧”,实则“危机四伏”。

3.成果流转“予取予求”。一是档案数字化过程中对于原始档案的管理,出库和入库、拆封和复原等环节没有交接手续,也不逐卷核对是否一一对应,不仅会给“有心之人”提供可乘之机,也不利于数字化效率的提升。二是完成数字化的档案资料在使用过程中,有的人随意复制和打印,缺乏完善的后台管理机制,没有建立相关台账,出事后做不到对数字化档案的操作“有迹可循”,为违规和泄密行为留下实施空间。



三、对加强档案数字化保密管理的警示
1.开展档案数字化专项保密教育。档案数字化工作中暴露出来的保密问题本质上是人的问题,只有使有关人员主观上认识到档案数字化涉及保密工作的重要性、掌握并践行保密工作的知识和技能,才能为档案数字化工作中扎紧保密的笼子、确保国家秘密安全奠定坚实基础。要加强对档案数字化工作人员的安全保密教育和技能培训,重点从档案数字化的重要性、常见的失泄密情形、保密管理要求等方面,确保相关工作人员树立强烈的保密意识,掌握基本的保密常识。

2.强化档案数字化全过程保密监管。一是要按照国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》要求,慎重选择外包公司开展数字化工作,涉及涉密档案资料的数字化必须在专门场所进行,加工场所要安装监控设备,并派专人全程监管。对于扫描仪、打印机等设备也要做好技术防范工作。二是对存储涉密数字化档案资料的计算机等信息设备采取物理隔离措施,并严格看管,禁止接入互联网。三是对参与档案数字化工作的人员做好身份审核、登记等工作,参与涉密档案数字化工作的人员还须具备涉密背景。对相关人员承担档案数字化工作的具体安排要严格记录在案,确保监管的可追踪性。

3.规范档案数字化成果管理。一是档案数字化工作中要做好交接手续,严格清点相关文件资料,确保不丢件、不错件。加工完成的数字化档案资料要认真整理、登记后及时存入专用存储设备中。二是存储数字化档案的信息存储设备、系统要建立完善的后台管理机制,相关数字化资料的查阅、复制、打印等操作要有记录,做到“有据可查”。尤其是对于存储涉密数字化档案资料的存储设备要专机专用,禁止移动存储介质随意插入,定期检查,数据的调取使用要严格履行审批流程,确保数据安全。三是要加强对数字档案的安全防护,严格区分数字档案涉密与非密,并定期进行检查。同时,按照《电子文件归档与管理规范》等有关制度,做好相关数字档案的备份工作。

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